Phần F — Xử lý tình huống
Phần F · Xử lý tình huống
Khi gặp trục trặc
Chỉ những tình huống bạn gặp trên màn hình và tự xử lý được. Sự cố kỹ thuật của hệ thống nằm ngoài phạm vi trang này — báo cho bộ phận vận hành.
Cổng bán sỉ
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Bạn làm gì |
|---|---|---|
| Đăng nhập xong quay lại trang đăng nhập | Tài khoản Google bị chặn ứng dụng ngoài, hoặc chế độ ẩn danh chặn cookie | Thử trình duyệt thường; vẫn lỗi thì liên hệ nhân viên kinh doanh |
| Không thấy giá, chỉ thấy Liên hệ | Tài khoản chưa được duyệt hoặc đã bị khoá | Xem bảng trạng thái ở A3 |
| Xếp được giỏ nhưng không bấm được nút đặt hàng | Hồ sơ còn Chờ duyệt, hoặc thiếu địa chỉ giao, hoặc chọn CREDIT quá hạn mức | Đối chiếu năm lý do ở A6 |
| Nộp hồ sơ báo lỗi ở một tệp | Tệp quá 10 MB hoặc sai định dạng | Chọn lại đúng tệp đó; mọi thứ đã nhập vẫn còn nguyên |
| Giỏ hàng tự mất | Đổi máy, đổi trình duyệt, hoặc xoá dữ liệu duyệt web | Xếp lại giỏ. Đây là hành vi đã biết của hệ thống |
| Tổng tiền trong đơn khác lúc xem trên màn hình | Mặt hàng vừa đổi giá giữa lúc bạn xem và lúc đặt | Giá trong đơn đã tạo mới là giá đúng |
| Đã nhận được hàng nhưng đơn vẫn ghi Giao một phần | Còn mặt hàng chưa xếp vào đợt nào, hoặc còn đợt chưa gửi đi | Mở chi tiết đơn, xem khối Đợt Giao Hàng để biết đợt nào còn lại. Xem A9 |
| Một đợt đứng ở Chờ hàng về mãi không thấy gửi | Đợt đã giữ số lượng nhưng kho chưa có hàng — nó chờ hàng nhập về kho, không chờ ai bấm nút | Không phải lỗi và không tự hết. Liên hệ nhân viên kinh doanh hỏi ngày hàng về. Xem A9 |
| Không huỷ được đơn | Đơn đã qua bước Chờ duyệt | Liên hệ nhân viên kinh doanh phụ trách |
| Nhập số tiền thanh toán bị chặn | Lớn hơn số nợ hiện có | Kiểm tra lại số đã chuyển; nhập đúng số thực chuyển |
Cổng Phòng Kinh doanh
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Bạn làm gì |
|---|---|---|
| Đăng nhập được nhưng mọi danh sách đều trắng | Tài khoản chưa nối với hồ sơ nhân viên | Gửi yêu cầu theo ba bước gán tài khoản ở B1 |
| Danh sách khách rỗng dù đã đăng nhập đúng | Chưa được phân công khách nào | Đề nghị trưởng phòng gán khách ở thẻ Gán khách hàng |
| Chọn kỳ rộng nhưng số liệu không đổi | Phạm vi thời gian bị giới hạn trong tháng hiện tại | Đúng thiết kế. Xem Luật 1 |
| Nút lưu không bấm được, không báo thiếu ô nào | Form không chỉ ra ô trống | Rà lại mọi ô, đặc biệt Địa chỉ giao hàng khi tạo đơn |
| Duyệt đơn xong hàng xuất sai kho | Màn hình duyệt tự chọn kho đầu tiên | Tự đổi kho trước khi xác nhận duyệt |
| Nút Xóa đơn hàng mờ, bấm không được | Chưa tích ô xác nhận | Tích ô Tôi xác nhận muốn xóa đơn hàng này ở cuối hộp thoại, nút mới bật |
| Lọc phiếu trả hàng theo một lý do mà không ra kết quả | Lý do đang bị gõ vào ô tìm kiếm — ô đó chỉ khớp mã phiếu, tên khách và mã đơn gốc, không lọc theo lý do | Chọn lý do ở ô Lý do ngay cạnh ô tìm kiếm. Xem B6 |
| Bảng phiếu trả hàng trống dù vừa lọc ra kết quả | Đang đứng ở trang cũ, mà kết quả mới chỉ có một trang | Đổi bộ lọc là màn hình tự quay về trang 1 — nếu vẫn trống, xem chân bảng để biết tổng số phiếu. Xem B6 |
| Nhập Excel đơn hàng thất bại toàn bộ | Một dòng sai làm hỏng cả tệp | Thử lại với tệp 2–3 dòng để tìm dòng lỗi |
| Trạng thái đơn không tự nhảy khi một đợt đã gửi đi | Đơn đã chia đợt thì hệ thống tự tính trạng thái từ các đợt, không đổi tay được | Còn hàng chưa giao thì đơn đứng ở Giao một phần — đúng thiết kế. Xem B và bảng chia số ở D11 |
| Khách hỏi hoá đơn hoặc số nợ của riêng một đợt | Hoá đơn và công nợ vẫn ghi theo cả đơn, chưa tách theo đợt | Xuất một lần cho cả đơn, hoặc ghi chú ngày giao từng đợt vào đơn. Xem D11 |
| Tạo lịch chăm sóc xong mà bảng giao việc không có việc nào mới | Hai nguyên nhân thường gặp: máy chủ sinh việc theo nhịp quét 5 phút; hoặc lịch còn việc cũ chưa xong nên chỉ đẩy mốc chứ không giao việc mới | Chờ tối đa 5 phút rồi tải lại. Vẫn không có thì mở thẻ Lịch chăm sóc, soi cột Mốc kế tiếp và số Tới hạn: mốc đỏ nghĩa là lịch đang tắc — đi xử lý việc cũ trong bảng giao việc trước. Xem B9 |
| Không thấy mục Gợi ý kinh doanh trong menu | Phòng ban này chỉ hiện với tài khoản đủ quyền: quản trị viên, quản lý, trưởng phòng kinh doanh | Đúng phân quyền, không phải lỗi. Hỏi trưởng phòng nếu cần xem danh sách. Xem B8 |
| Đăng nhập xong thấy Không có quyền truy cập, hoặc bấm một mục trong menu cũng gặp đúng câu đó | Bốn vai trò ngoài khối kinh doanh — marketing, nội dung, chăm sóc khách hàng, dược sĩ — không thuộc nhóm quản lý hay trình dược viên, nên màn mặc định /sales không mở cho họ. Hai trong ba màn của nhóm Nội dung & Truyền thông, và màn Đánh giá chăm sóc, cũng đang chặn hẹp hơn menu | Bấm thẳng mục ở sidebar thay vì để hệ thống tự đưa sang màn mặc định. Mục nào cũng chặn thì đó là lệch giữa menu và trang, không phải bạn mất quyền — báo bộ phận kỹ thuật. Xem B11 và B1 |
| Là dược sĩ, vào được hàng chờ duyệt nội dung nhưng không thấy nút Duyệt | Quyền duyệt ở máy chủ có dành cho dược sĩ; nút trên màn hình lại hiện theo danh sách vai trò hẹp hơn | Không phải bạn hết quyền. Báo bộ phận kỹ thuật, kèm tên vai trò của bạn. Xem B11 |
| Mở mục gợi ý thấy Không có gợi ý nào | Bạn đủ quyền (nếu thiếu quyền thì mục đã không hiện), nhưng hệ thống chưa tính ra gợi ý nào | Bấm Tính lại gợi ý để phân tích ngay. Xem B8 |
Cổng quản trị — kho
| Hiện tượng | Nguyên nhân thường gặp | Bạn làm gì |
|---|---|---|
| Danh sách lấy hàng hoặc đóng hàng thiếu phiếu | Màn tải 100 phiếu gần nhất; quá 100 thì thiếu | Lọc theo Kho hoặc Trạng thái để thu hẹp, rồi sang trang bằng dải phân trang dưới danh sách. Xem D4 |
| Danh sách lấy hàng hoặc đóng hàng còn ít phiếu hơn bình thường, tải lại trang vẫn vậy | Đang lọc theo một đợt giao — bộ lọc nằm trên đường dẫn nên F5 không xoá nó | Bấm Bỏ lọc ở dải xanh Đang lọc theo phía trên danh sách. Xem D11 |
| Nút Chia lại số, Huỷ đợt hoặc Đổi trạng thái mờ, không rõ vì sao | Đợt đã gửi cho vận chuyển, hoặc đã ở nấc cuối — lý do chỉ hiện khi rê chuột lên nút | Rê chuột lên nút để đọc dòng gợi ý. Nút mờ không phải lỗi. Hàng đã ra khỏi kho thì phải đi đường trả hàng. Xem D11 |
| Không biết đơn còn bao nhiêu hàng chưa xếp vào đợt nào | Màn đợt giao chỉ chia phần kho đã có; phần còn lại nằm riêng một cột | Mở D11 bằng mã đơn, nhìn dòng tổng Còn lại phải chia: N đơn vị dưới bảng chia số |
| Quét mã vào ô Mã QR kiện báo Không tìm thấy kiện với mã vừa quét | Mã quét phải là mã của thùng (kiện), không phải mã vạch sản phẩm; hoặc thùng đó chưa được gán cho phiếu đang mở | Quét mã in trên nhãn thùng. Nếu đúng mã thùng mà vẫn không nhận, kiểm tra thùng có thuộc phiếu này không — hệ thống cũng báo Kiện không thuộc phiếu đóng hàng này. Xem D5 |
| Nút Đóng vào kiện mờ, bấm không được | Chưa nhận diện kiện nào | Quét hoặc nhập mã kiện trước. Hệ thống không cho đóng hàng vào chỗ không xác định. Xem D5 |
| Mở Mã QR báo Chưa có thùng nào | Phiếu chưa được gán thùng nên chưa có nhãn để in | Gán thùng cho phiếu trước, rồi mở lại. Xem D5 |
Phiếu đóng hàng không chốt được, báo Cannot complete packing with unsealed containers | Còn thùng chưa niêm phong | Niêm phong mọi thùng rồi bấm Hoàn thành lại. Câu lỗi này là tiếng Anh, không phải tiếng Việt. Xem D5 |
| Màn đóng hàng không hiện giá bán hay thành tiền | Đúng thiết kế — nghiệp vụ kho không mang giá để không lộ thông tin | Không phải lỗi, đừng báo hỏng. Xem D5 |
| Tìm lô hàng không ra dù gõ đúng số lô | Danh sách lô chỉ có 20 lô gần hết hạn nhất; ô tìm kiếm chỉ lọc trong đó | Tra qua trang sản phẩm, hoặc nhờ bộ phận kỹ thuật. Xem D10 |
| Phiếu kiểm kê đang làm tự nhiên biến mất | Phiếu quá hạn bị hệ thống tự huỷ và nhả ô — mặc định sau 24 giờ, không báo cho người đang làm | Tạo đợt kiểm kê mới cho ô đó. Dấu vết nằm ở Nhật ký hoạt động, mức độ Cảnh báo, mô tả “Tự động huỷ phiếu kiểm kê do quá hạn”. Xem D7 |
| Không thấy phiếu điều chuyển, kiểm kê hay hoạt động của tháng trước | Phạm vi thời gian bị giới hạn trong tháng hiện tại | Đúng thiết kế, không phải mất dữ liệu. Xem Luật 1 |
| Xoá kho hoặc xoá kệ luôn báo lỗi | Hệ thống chặn xoá theo tầng: kho còn tủ thì không xoá được, tủ còn ô thì không xoá được | Xoá từ dưới lên: ô ở màn Vị trí kệ (Slot), rồi tủ ở màn Tủ kệ (cả hai nằm trên thanh menu ngang nhóm Kho), cuối cùng mới tới kho ở màn chi tiết kho. Cả ba đều xoá mềm và đều có nút khôi phục. Xem D8 |
| Danh sách trống, hoặc hiện Không có quyền xem … | Tài khoản thiếu quyền xem đúng màn đó — nay màn hình nói thẳng thay vì hiện ô trống | Nhờ quản trị viên kiểm tra vai trò. Đi xin quyền, đừng chờ dữ liệu về. Xem E7 |
| Danh sách trống kèm Không tải được dữ liệu và nút Thử lại | Máy chủ lỗi hoặc mất kết nối — không phải chuyện dữ liệu | Bấm Thử lại. Vẫn lỗi thì báo kỹ thuật kèm tên màn hình. Xem luật phạm vi dữ liệu |
Phần F · Chưa có
Những chỗ chưa dùng được
Liệt kê ngắn để bạn không mất thời gian tìm. Đây là những điểm ảnh hưởng trực tiếp tới người dùng; khiếm khuyết kỹ thuật nội bộ không nằm ở đây.
Cổng bán sỉ
| Việc bạn muốn làm | Tình trạng | Tạm thời |
|---|---|---|
| Tải hoá đơn VAT dạng PDF | Chưa có | Yêu cầu xuất hoá đơn được ghi vào đơn, kế toán liên hệ thủ công |
| Thấy phí vận chuyển ngay khi đặt | Thường ra Chưa xác định | Nếu hãng vận chuyển báo được phí thì phí đã nằm trong tổng thanh toán. Hãng chưa báo được (chưa bật, thiếu mã quận/huyện) thì đơn ghi phí 0 và không có bước nào tự tính lại — chỉ khi nhân viên sửa đơn mới thành số thật |
| Đặt lại mật khẩu cổng sỉ | Không áp dụng | Cổng sỉ chỉ đăng nhập bằng Google |
Cổng Phòng Kinh doanh
| Việc bạn muốn làm | Tình trạng | Tạm thời |
|---|---|---|
| Ghi nhận khách đã trả tiền ngay trên đơn ở cổng kinh doanh | Chưa dùng được | Màn chi tiết đơn của cổng kinh doanh không có nút ghi nhận thanh toán. Chỗ ghi là cùng cổng kinh doanh: nhóm Tài chính → Quản lý Đơn hàng — danh sách đơn ở màn đó đã nạp được từ 22/09/2026, bấm nút dấu cộng ở cột cuối để ghi nhận thanh toán. Xem B10 |
| Sửa giá ngay trên đơn | Không có ô nhập | Ô giá trong màn sửa đơn là ảnh chụp giá lúc đặt, không sửa được. Giá lấy theo chính sách của khách |
| Xuất báo cáo tài chính ra tệp | Nút chưa nối | Nút Xuất báo cáo ở Tổng quan Tài chính bấm không có gì xảy ra và không tải tệp nào. Muốn số ra file thì chép tay. Xem B10 |
| Xem danh sách nợ theo khách hoặc phiếu thu gần đây ngay trên trang tổng quan | Chưa nối dữ liệu | Bốn khối này (hai ở thẻ Công nợ, hai ở thẻ Thanh toán) đều báo Chưa nối dữ liệu — máy chủ chưa có endpoint trả danh sách. Đây không phải nghĩa là chưa có khoản nợ nào. Bảng nợ đầy đủ nằm ở Quản lý Công nợ, và bảng đó đã nạp được từ 22/09/2026 — chỉ riêng bốn khối trên trang tổng quan là còn chưa nối. Xem B10 |
| Đổi thứ tự thẻ trong một cột của bảng giao việc | Không lưu | Máy chủ không có chỗ nào ghi vị trí thẻ trong cột, nên kéo thả trong cùng một cột không gửi yêu cầu nào và thứ tự trở lại như cũ. Kéo sang cột khác thì có tác dụng — đó là đổi trạng thái. Muốn gọn bảng thì dùng bộ lọc trình dược viên. Xem B8 |
| Xem toàn bộ công việc khi phòng có hơn 100 việc | Chỉ 100 việc đầu | Bảng giao việc tải một lần 100 việc, không có nút sang trang. Dòng Hiện {đang xem}/{tổng} công việc là chỗ duy nhất cho biết đang thiếu; thấy số đầu nhỏ hơn số sau thì lọc theo từng trình dược viên để xem phần còn lại. Xem B8 |
| Thấy việc hiện ra ngay khi vừa tới mốc chăm sóc | Chậm tối đa 5 phút | Máy chủ quét lịch theo chu kỳ 5 phút một lần, không sinh việc đúng tích tắc. Vừa qua mốc mà chưa thấy gì thì chờ, đừng tạo lại lịch. Xem B9 |
| Giao nhiều việc cho một khách trong cùng một khoảng | Chỉ một việc mở | Khi việc trước của lịch chưa xong (chưa Hoàn thành / Đã huỷ), lịch không giao thêm việc mới — nó chỉ đẩy mốc kế tiếp. Đây là chủ ý để không dồn việc thành đống, không phải lịch hỏng. Dòng có mốc đỏ và cột Tới hạn tăng lên là lịch đang tắc. Xem B9 |
| Xem toàn bộ lịch chăm sóc khi phòng có hơn 100 lịch | Chỉ 100 lịch đầu | Cả danh sách lịch của trình dược viên lẫn của trưởng phòng đều tải một lần 100 dòng, không có nút sang trang. Lọc theo trình dược viên hoặc theo trạng thái để xem phần còn lại. Xem B9 |
| Mở lại một lịch chăm sóc đã Kết thúc | Không hồi sinh được | Kết thúc lịch là trạng thái cuối — không có nút quay lại Đang chạy. Muốn chăm tiếp thì tạo lịch mới cho cùng khách. Xem B9 |
| Xoá lịch chăm sóc và xoá luôn việc đã sinh từ lịch đó | Không xoá theo | Xoá lịch chỉ bỏ quy tắc. Việc đã giao nằm lại trong bảng giao việc và phải xử lý riêng ở đó. Xem B9 |
| Vào Kho nội dung bằng vai trò nội dung, marketing, dược sĩ hoặc chăm sóc khách hàng | Bị chặn ở màn hình | Menu hiện mục này cho bốn vai trò đó, nhưng màn hình chỉ mở cho quản lý trở lên và trình dược viên, nên bốn vai trò kia gặp Không có quyền truy cập. Máy chủ có cho họ đọc nội dung — chỗ chặn nằm ở màn hình, đã ghi nhận. Tạm thời nhờ quản lý lấy nội dung hộ. Xem B11 |
| Đặt kế hoạch truyền thông bằng vai trò marketing | Bị chặn ở màn hình | Menu hiện Kế hoạch truyền thông cho vai trò marketing — đúng người đặt kế hoạch — nhưng màn hình chỉ mở cho quản lý trở lên. Lệch giữa menu và trang, đã ghi nhận; tạm thời nhờ trưởng phòng lập kế hoạch. Xem B11 |
| Quản lý kênh bán online, khuyến mãi, khách hàng thân thiết | Trang chờ triển khai | Ba thẻ của Kênh & Khuyến mãi chỉ nói rõ là chưa được nối — không có API nào cho ba mảng này. Khuyến mãi hiện quản lý ở nhóm Tài chính → Bảng giá & Khuyến mãi. Xem B11 |
Cổng quản trị — danh mục, giá, thuế
| Việc bạn muốn làm | Tình trạng | Tạm thời |
|---|---|---|
| Dùng bảng giá để đổi giá bán của sản phẩm | Chưa tác động | Khai được giá từng sản phẩm (Giá gốc + % giảm → Giá bán) nhưng giá bán thật vẫn lấy từ quy cách đóng gói — xem C10 |
| Khai giá catalogue cho sản phẩm thứ 11 trở đi | Ô chọn giới hạn | Ô chọn sản phẩm chỉ nạp 10 dòng đầu (máy chủ trả 10 nếu không xin thêm), và ô tìm kiếm chỉ lọc trong 10 dòng đã nạp. Muốn mặt hàng khác thì nhờ bộ phận kỹ thuật. Xem C8 |
| Áp khuyến mãi theo danh mục / hạng khách / khu vực | Không áp dụng | Ba phạm vi này chọn được trên biểu mẫu nhưng hệ thống không đối chiếu — khuyến mãi tạo ra sẽ không giảm giá cho ai. Chọn Tất cả sản phẩm hoặc chỉ định đích danh từng mặt hàng — xem C10 |
| Nhập hàng loạt từ file rồi không thấy mặt hàng đâu, hoặc thấy mất mã SKU | Dòng bị bỏ qua | Thiếu tên sản phẩm thì dòng không được tạo (nhóm Lỗi). Thiếu mã sku thì hàng vẫn vào nhưng nằm ở danh sách Cần bổ sung thông tin — hệ thống không tự sinh mã. Trùng SKU thì cố ý bỏ qua, không ghi đè. Xem C11 |
| Điền Kệ, Hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng vào file import và mong nó vào dữ liệu | Không được lưu | Bốn cột này có trong file mẫu (hai cột đầu còn hiện ở bảng xem trước) nhưng hệ thống không đọc. Vị trí kệ khai ở màn kho, hạn dùng theo từng lô hàng. Xem C11 |
| Xoá vài mặt hàng lỗi cùng lúc (chọn nhiều dòng) | Không có ô tick | Bảng sản phẩm không cho chọn nhiều dòng. Hoặc xoá từng mặt hàng, hoặc xoá toàn bộ ở Cài đặt → Dữ liệu → Vùng nguy hiểm, không có đường ở giữa. Xem E6 |
Cổng quản trị — tổng quan và cấu hình
| Việc bạn muốn làm | Tình trạng | Tạm thời |
|---|---|---|
| Tra một thao tác cũ hơn 20 bản ghi gần nhất | Chưa lọc được | Danh sách đã phân trang nên xem được mọi bản ghi, nhưng bộ lọc ngày chỉ chạy khi điền cả hai ô Từ ngày và Đến ngày — điền một ô thì hệ thống bỏ qua. Ngày kết thúc tính từ 00:00 nên muốn hết ngày 21 phải chọn 22. Xem E5 |
| Xem báo cáo phòng ban của tháng trước / cả năm | Chỉ ra tháng hiện tại | Với vai trò nhân sự, số liệu luôn bị giới hạn trong tháng hiện tại dù nhãn kỳ đã đổi — nhờ quản lý xuất. Xem Luật 1 |
| Lấy lại hàng sau khi bấm Xoá toàn bộ sản phẩm ở Cài đặt | Không hoàn tác được | Không có nút lấy lại và hệ thống không tự sao lưu. Nút này xoá cả dòng đơn hàng, nên đơn cũ mất mặt hàng và báo cáo doanh thu theo sản phẩm đọc ra số khác. Phải nhờ bộ phận kỹ thuật khôi phục từ bản sao lưu ngoài hệ thống. Xem E6 |
| Dọn danh mục, đơn vị tính, hãng sản xuất bằng cách xoá sản phẩm | Không dọn được | Nút xoá sản phẩm không đụng tới danh mục, đơn vị tính, nhà sản xuất, khách hàng hay tài khoản — chúng còn nguyên sau khi xoá. Phải dọn riêng ở màn của từng loại. Xem E6 |
Cổng quản trị — kho
| Việc bạn muốn làm | Tình trạng | Tạm thời |
|---|---|---|
| Xuất hoá đơn hoặc ghi công nợ riêng cho từng đợt giao | Chưa có | Hoá đơn và công nợ vẫn ghi theo cả đơn — khách nhận hai đợt vẫn là một khoản. Vận đơn thì đã tách được theo đợt (cột Đợt ở màn Vận chuyển). Xem D11 |
| Xem phiếu lấy hàng hoặc đóng hàng thứ 101 trở đi | Chỉ tải 100 | 100 là trần cứng một lần tải; danh sách có phân trang nhưng chỉ phân trang trong 100 phiếu đó. Lọc theo Kho hoặc Trạng thái để thu hẹp. Ô tìm kiếm không giúp vì chỉ lọc trong 100 dòng đã tải. Xem D4 |
Muốn hiểu vì sao
Cơ chế nghiệp vụ đằng sau những điểm trên — ghi công doanh số, bốn mô hình chỉ tiêu song song, công thức lợi nhuận, chính sách giá theo bậc — nằm ở tài liệu docs/sales-operations.md. Trang này chỉ nói thao tác và phản ứng của hệ thống.